人前で話すのが不得手であったり、言いたいことが上手く伝わらなかったりすると、ミーティングに苦手意識を持ってしまいがちです。
一人で作業をすることが多いITエンジニアですが、円滑に業務を進めるためには、ミーティングを通して共通認識を持つことも大切になります。
実はミーティングは実際に話している時以外に話す前の準備をすることで、内容を充実させたり、話した後のアフターフォローを丁寧にすることで、話し上手の印象をつけたりすることができます。
オンラインミーティングツールなども普及し、リモートでのミーティングも増えている最近ですが、そんな場合にも話し上手になるためにできることをご紹介しましょう。
話し上手になるための準備ポイント3選
まずは、話し上手になるためにしっかりとした準備を忘れないような習慣をつけましょう。
そんな準備ポイントを4つまとめてみました。
話し上手は、要点をまとめる
言いたいことが上手く伝わらない原因の多くは、何が要点かわからないことです。
要点を3つ以内にまとめて、簡潔に伝わるようにしましょう。あらかじめミーティングの議題がわかっている、自分が伝えたい内容がある場合には、ノートに書き留めておくことがおすすめです。
要点を書いておくことで、落ち着いて話しやすくもなります。
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簡潔に伝わるよう、要点を3つ以内にまとめる
理由や根拠を用意しておく
要点とともに理由や根拠まで話すと、説得力のある発言になります。
しかし、そこまでまとめて上手く話せないのであれば、質問された場合に答えられるように、準備しておきましょう。
質問にすんなり答えられれば、説得力が高まります。
先輩に事前に話す
上手く説明する自信がない場合、ミーティングで発言しようと思っている内容について、先輩や上司に相談しておくのも手です。
話し方についてアドバイスを求めましょう。内容を理解している人がいれば、フォローしてもらえることも期待できます。しかし、いつまでも頼り過ぎていては成長できません。
フォローしてもらった場合には、話すべきことで足りなかった点、話し方が悪かった点を反省し、次のミーティングにつなげていきましょう。
話し上手になるためのミーティング中のポイント4選
次に、実際にミーティングの時にはどうすれば、話し上手になるのかをまとめてみました。
聞き上手は話し上手？
他の人の発言に耳を傾け、特に話が伝わりやすい人、みんなの賛同を得やすい人の話をよく聞くようにしましょう。
わかりやすい話し方をする人はどんな話し方をしているのか観察し、自分に取り入れられる部分がないか考えてみるようにします。
謙虚な姿勢が話し上手の雰囲気を
まずは、謙虚な姿勢をとりましょう。
相手から何か提案があれば、「ご提案ありがとうございます」、注意があれば、「ご指摘ありがとうございます」のようにお礼を発言する前につけるだけでも、相手の受け取る心象が全然違います。
相手の発言に対して、謙虚であることで、相手の発言に対する理解をより明確にしたり話の流れをスムーズにしたりすることができます。
さらに、お礼を述べた後に、「ご提案ありがとうございます。つまり要約すると、こういうことですね」などのように、相手の発言を繰り返してあげると、お互いの共通理解を確認し合うこともできますね。
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相手の発言を繰り返してあげると、お互いの共通理解を確認し合える
質問力こそ話し上手の武器
ミーティングでは、他の人の発言に疑問を持つことも起こりえます。
質問する際には、相手に悪い印象を持たれないように、言葉を選んで話すことが大切です。
相手を否定するように受け取られるような発言は慎むように気をつけましょう。
また、質問をするときのポイントとして、漠然と事実を確認するだけでなく、自分がどうして、その質問をするに至ったのかまで丁寧に質問をすると、相手も的確に質問内容に対して答えてくれるようになります。
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自分がどうして、その質問をするに至ったのかまで丁寧に質問する
最後の確認も忘れずに
ミーティングの最後には、確認をすることを習慣にしましょう。
ミーティングのクロージングで確認をすることで、お互いの認識を確認し合うことができますし、万が一、認識に違いがあったとしてもその場で修正することもできます。
確認すべきものとして、次のアクションの内容、誰が担当するのか？いつまでを起源として設定するのか？などあらかじめ、ミーティング開始前に定めてミーティングの目的に沿った確認をすると良いでしょう。
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ミーティングの最後にミーティングの目的に沿った質問・確認をする
話し上手になるためのアフターフォローのポイント3選
真に話し上手になるためには、ミーティングをしてそこで終了ではありません。
ミーティングをする本来の目的は、話すことそのものではなく、次のアクションに繋げることです。ミーティングのアフターフォローをいかにするかで、あなたが話し上手かどうかが大きく左右します。
話し上手であるためのアフターフォローについても3つポイントをまとめてみました。
ミーティングのお礼連絡をする
まずは、ミーティングのためにお時間をとっていただいた相手への感謝を述べることが第一です。
お礼の時に、ミーティングの要点や次のアクションについても併記しておくことで、お互いに安心して次のアクションへとステップを進めることができるようになりますね。
議事録の共有をする
お礼と一緒に共有すると良いものは会議の議事録です。
ミーティングした次の瞬間には、次に何をすればいいのかはわかっているけれども、1週間2週間と時間が経つにつれて、どうしても人の記憶は薄らいでしまいます。
あの時のミーティングで誰が何を言った、どんな決定をしたかなど、後々トラブルとなってしまうことを未然に防ぐためには、議事録をしっかりとつけて、その議事録を共有しておくこともとても大切な配慮なのです。
欠席者への配慮も忘れずに
とても緊張するミーティングだったけれども、自分の次にするべきステップはバッチリ把握できた。それだけで満足してしまってはいけません。
もしかすると、そのミーティングには止むを得ず欠席してしまったプロジェクトのメンバーもいるかもしれませんね。そんなメンバーに対する配慮もとても大切です。
プロジェクトの議事録の共有や、もし、オンラインツールなどで録画をしているのであれば、その録画内容をそのまま共有したり、YouTubeなどに限定公開をして共有したりすると欠席者も、ミーティングの内容に置いていかれることもなく、プロジェクトの進行に関わることができますね。
まとめ
この記事では、ミーティングで話し上手になるためのポイントをミーティング前、ミーティング中、ミーティング後の3つのタイミングに分けて解説をいたしました。
話し上手とは、必ずしも、その場で話がうまいだけの人であるとは限りません。
ミーティングのためにしっかりと準備を怠らなかった人、ミーティング後のアクションへと円滑に行動を進めるためのフォローまでできる人など、話が苦手でも、ミーティングの質を格段に向上させる工夫はいくらでも発見することができます。
自分と相手、そしてプロジェクトに関わる人への感謝と配慮をもって行動すれば、自ずとプロジェクトの話し上手への道は開けてくるのではないでしょうか？
